明日から使える!ビジネスで一目置かれる文章術

ノートに書き込む 仕事ノウハウ
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こんにちは。熊手なつみ(@kumade723)と申します。

せっかく仕事をするなら、”できるやつ”だと思われてみたくありませんか?

世の中にはできるビジネスマンになるためのノウハウがあふれていますが、それを実行するのはなかなか難しいものです。

今回は、私が仕事をする中で出会った”できるやつ”が実践していた文章術をまとめました。

この文章術をメールや報告書などの文章を書くときに実践すれば、明日からあなたは抜群に仕事ができる人だと思われるようになります。

マガくま
マガくま

そんな簡単にできる?

熊手なつみ
熊手なつみ

意識するのとしないのとで大違いなので、やってみて!

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相手にとってわかりやすく書く

まず、文章は相手にとってわかりやすく書きましょう。

当たり前ですが、これを意識するのとしないのとでは大きな違いがあります。

業務連絡のメールひとつでも、相手のことを考えて書くことには意味があります。

具体的には以下のことを実践しましょう。

結論から書く

経緯を説明するのは大切ですが、まず結論から書くことが大切です。

なぜなら、結論のわからない文章を読むのは時間がかかるからです。

あなたの上司やクライアントは時間を取ってあなたの文章を読んでくれているわけですので、結論からはじめないのは不親切です。

一文を短く書く

修飾語の多い文章を理解するのはパワーがいります。

また、修飾語が正しくかかるように書くのは難しいものです。

一文を短く書くことで情報を正しく伝えることができます。

箇条書きを利用する

意外と知られていないのですが、メールでも箇条書きを活用するとわかりやすいものです。

また、文章で書くよりも目立つので、お客様の目に留まりやすくなり、営業にも役立ちます

以上の3点を意識するとこのようになります。

本日は中部地区を営業で回り、A会社とB会社に飛び込み営業をしたところ、A会社の田中様という方と話ができ、次回アポイントを取ることができましたが、宿題をいただいたので、午後からは資料作成をしていました。B会社は責任者が不在だったため、次回来週に4日に再度訪問することにします。

<報告:本日の中部地区営業について>

  • A会社の田中様と次回アポの約束。午後はそのための資料作成。
  • B会社責任者不在につき、来週4日に再度訪問。
マガくま
マガくま

すごい!文字数も少なくなったね。

熊手なつみ
熊手なつみ

明日から実践できますよ!

スマホに文字を打つ

信頼される文章を書く

また、信頼される文章を書くことも大切です。

マガくま
マガくま

信頼ってそんな…難しい

熊手なつみ
熊手なつみ

大丈夫!ちょっとしたテクニックがあるの!

断言する

誰でも、不安でいじいじしている人よりも、自信のある人と仕事がしたいものですよね。

文章を書くときに、「~だと思います」「~だそうです」「~だと聞きました」と使っていませんか?

文末を「です」「ます」と断言するだけで自信がある文章になります。

難しい言葉を使わない

難しい単語や読めない漢字、カタカナや略称を使っていませんか?

CSR、ダイバーシティ、コミット、ディビジョンなどなど、、、ビジネス用語は理解しておく必要がありますが、それを相手(特にクライアント)に求めるのは不親切です。

難しい言葉は使わず、できるだけかみ砕いて、簡単に書くといいでしょう。

枕詞を利用する

仕事をする中で相手に言いづらいことを言わなくてはいけないときってありますよね。

打ち合わせの時間を変えてほしい、資料を再送してほしい、など。

マガくま
マガくま

相手が怖くて言いにくいよ…

そんな時に文章の雰囲気を和らげてくれるのが枕詞です。

  • 「恐れ入りますが」
  • 「まことに失礼ではございますが」
  • 「差し支えなければ」

といった枕詞を挟むことで、相手が気を悪くしないように意識しましょう。

熊手なつみ
熊手なつみ

ただ、枕詞の使い過ぎは要注意!文章が長くなって読みにくくなります。

大事なところにだけ使いましょう。

ノートとコーヒー

まとめ

ビジネスで一目置かれる文章術をご紹介しました。

明日から実践して、”できるやつ”になりましょう!

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